Las copias auténticas, autorizadas y simples son documentos esenciales en múltiples trámites legales y administrativos.
Cuando realizamos la compraventa de sociedades mercantiles el cliente se lleva copias simples, mientras están registrando, pero cuando estas están adquiere las copias autenticas.
Cada una tiene un nivel de certificación distinto y un uso específico, por lo que es importante conocer sus diferencias para evitar problemas en procesos notariales, judiciales o administrativos.
¿Qué es una copia auténtica?
Una copia auténtica es una reproducción fiel y certificada de un documento original que ha sido validada oficialmente por una autoridad competente, como un notario público o un funcionario autorizado.
Este tipo de copia incluye firma, sello y, en muchos casos, timbre notarial, lo que le otorga la misma validez jurídica que el documento original. En el ámbito notarial, una copia auténtica garantiza que su contenido coincide exactamente con el original, y puede utilizarse con plenos efectos legales en trámites administrativos, judiciales o mercantiles.
También se la conoce como copia autorizada o copia notarial auténtica, dependiendo del contexto legal.
Características de las copias auténticas:
Las copias auténticas, también llamadas copias notariales autorizadas, presentan una serie de características que las diferencian claramente de otros tipos de reproducciones documentales:
- ✅ Certificación oficial de autenticidad: Emitidas por un notario o funcionario público, incluyen firma, sello y elementos de seguridad que acreditan que el contenido es fiel al documento original.
- ⚖️ Validez legal plena: Tienen la misma eficacia jurídica que el original, por lo que pueden presentarse en procedimientos judiciales, mercantiles, registrales o administrativos.
- 📄 Admisibles como prueba documental: Al ser documentos públicos, las copias auténticas son plenamente válidas para trámites ante la administración, bancos, juzgados o registros.
¿Qué es una copia autorizada?
La copia autorizada es un tipo de copia notarial que, al igual que la copia auténtica, cuenta con la certificación oficial de un notario o autoridad competente. Se trata de un documento que reproduce fielmente el contenido del original y que ha sido expedido conforme a los requisitos legales, con firma y sello notarial.
Aunque comparte similitudes con la copia auténtica, la copia autorizada puede tener un uso más restringido, dependiendo del tipo de trámite en el que se presente. Su validez legal está garantizada, pero en determinados procedimientos puede exigirse expresamente una copia auténtica. Es común utilizar la copia autorizada en trámites notariales, mercantiles o registrales donde no se requiere exhibir el documento original.
Características de las copias autorizadas:
Las copias autorizadas notariales comparten muchas propiedades con las copias auténticas, pero presentan matices importantes según su aplicación legal:
- ✅ Incluyen certificación notarial: Están firmadas y selladas por un notario, lo que garantiza su fidelidad respecto al documento original y su autenticidad oficial.
- 📑 Emisión para trámites concretos: Suelen expedirse para procedimientos específicos, como inscripciones registrales, trámites judiciales o gestiones mercantiles que no requieren el original.
- ⚠️ Uso limitado según el contexto legal: Aunque tienen validez jurídica, su utilización puede estar restringida en ciertos procesos donde se exige expresamente una copia auténtica. Es importante verificar la normativa aplicable en cada caso.
¿Qué es una copia simple?
La copia simple es una reproducción del contenido de un documento original, pero sin certificación oficial ni valor jurídico pleno. A diferencia de las copias auténticas o autorizadas, la copia simple no lleva firma ni sello notarial, y por tanto, no puede presentarse en trámites oficiales donde se exija un documento legalmente válido.
Su uso está orientado a consultas internas, documentación de apoyo o entrega a terceros como referencia, sin efectos jurídicos vinculantes. Es habitual solicitar una copia simple de una escritura notarial para conservarla o revisar su contenido, mientras la copia autorizada queda destinada a usos formales.
Características de las copias simples:
Las copias simples notariales son documentos informativos sin fuerza legal. Estas son sus principales características:
- 📄 Sin certificación oficial: No incluyen firma ni sello del notario, por lo que no garantizan autenticidad ni tienen valor probatorio.
- 🔍 Uso informativo o interno: Se utilizan principalmente para lectura, consulta o archivo personal, permitiendo conocer el contenido de una escritura o documento sin efectos jurídicos.
- ⚖️ No válidas en trámites oficiales: No pueden emplearse en procedimientos judiciales, registrales o administrativos formales, ya que carecen de validez legal como prueba documental.
Diferencias clave entre copias auténticas, autorizadas y simples
A continuación se muestra una comparativa clara entre los distintos tipos de copias notariales, sus usos y validez legal:
| Tipo de copia | ¿Tiene certificación oficial? | ¿Tiene validez jurídica? | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Copia auténtica | ✅ Sí | ✅ Sí | Trámites legales, registros y procedimientos oficiales |
| Copia autorizada | ✅ Sí | ⚠️ Depende del trámite | Procedimientos administrativos o mercantiles específicos |
| Copia simple | ❌ No | ❌ No | Consulta personal, archivo o referencia interna |
¿Cuándo se necesita cada tipo de copia?
Saber qué tipo de copia solicitar depende del uso que se le vaya a dar al documento. A continuación, te explicamos en qué casos se requiere cada una:
- Copias auténticas: Son necesarias cuando se necesita un documento con la misma validez jurídica que el original, especialmente en trámites notariales, judiciales, registrales o administrativos. Son admisibles como prueba documental oficial.
- Copias autorizadas: Se emplean en procedimientos en los que se requiere una copia certificada, pero donde la normativa permite ciertas limitaciones de uso. Es habitual en gestiones mercantiles, fiscales o administrativas que no exigen copia auténtica.
- Copias simples: Se utilizan cuando se desea acceder al contenido de un documento solo a efectos informativos o de consulta, sin efectos legales. Son ideales para tener una copia personal, para lectura o archivo, pero no son válidas para trámites oficiales.
Conclusión
Entender la diferencia entre copias auténticas, autorizadas y simples es clave para gestionar correctamente documentos en distintos trámites legales y administrativos.
Si necesitas una copia certificada para un procedimiento específico, es recomendable acudir a un notario o a la entidad que corresponda para garantizar su validez y evitar inconvenientes.
Preguntas frecuentes sobre copias auténticas, autorizadas y simples
¿Qué diferencia hay entre copia simple y copia autorizada?
La copia simple es meramente informativa y no tiene validez legal. La copia autorizada, en cambio, está firmada y sellada por notario y puede tener validez jurídica en determinados trámites.
¿Puedo presentar una copia simple en un registro o juzgado?
No. Para trámites formales ante registros o juzgados, se exige una copia auténtica o autorizada. La copia simple no tiene efectos legales ni valor probatorio.
¿Qué validez tiene una copia autorizada en trámites fiscales o mercantiles?
Una copia autorizada notarial suele ser aceptada en trámites fiscales, bancarios o mercantiles, salvo que se exija expresamente una copia auténtica. Su aceptación depende del organismo o procedimiento concreto.
¿Puedo solicitar una copia auténtica de una escritura si no soy el titular?
No siempre. Las copias auténticas solo pueden solicitarse por quienes tengan interés legítimo o estén autorizados por el titular. El notario evaluará si procede entregarla.
¿Cuánto cuesta una copia auténtica o autorizada de una escritura?
El precio varía según la extensión del documento y los aranceles notariales vigentes. Una copia auténtica suele costar entre 15 € y 40 €, aunque puede variar por provincia y tipo de trámite.
¿Qué tipo de copia necesito para vender un inmueble?
Para vender una propiedad, necesitarás una copia auténtica de la escritura de compraventa, que se entregará al comprador y se inscribirá en el Registro de la Propiedad.
¿Cuánto tarda un notario en entregar una copia autorizada?
Generalmente, una copia autorizada puede estar disponible en el mismo día o en 24–48 horas, dependiendo del volumen de trabajo de la notaría y del tipo de documento.
