Las copias auténticas, autorizadas y simples son documentos esenciales en múltiples trámites legales y administrativos.
Cuando realizamos la compraventa de sociedades mercantiles el cliente se lleva copias simples, mientras están registrando, pero cuando estas están adquiere las copias autenticas.
Cada una tiene un nivel de certificación distinto y un uso específico, por lo que es importante conocer sus diferencias para evitar problemas en procesos notariales, judiciales o administrativos.
¿Qué es una copia auténtica?
Una copia auténtica es una reproducción fiel de un documento original que cuenta con una certificación oficial que acredita su validez y exactitud. Este tipo de copia suele estar firmada y sellada por una autoridad competente, como un notario o un funcionario público, y tiene la misma validez jurídica que el documento original.
Características de las copias auténticas:
- Contienen una certificación oficial de autenticidad.
- Pueden utilizarse en procedimientos legales y administrativos.
- Tienen la misma validez que el documento original.
¿Qué es una copia autorizada?
La copia autorizada es una variante de la copia auténtica que también cuenta con la certificación de un notario o autoridad competente.
Sin embargo, su uso suele estar restringido a ciertos trámites específicos y su validez puede depender del contexto en el que se presente.
Características de las copias autorizadas:
- Contienen una certificación de autenticidad, similar a la copia auténtica.
- Se expiden para procedimientos específicos.
- Pueden tener limitaciones de uso dependiendo de la normativa aplicable.
¿Qué es una copia simple?
La copia simple es una reproducción de un documento original sin certificación oficial. Se utiliza generalmente para consulta o referencia, pero no tiene validez jurídica en trámites oficiales.
Características de las copias simples:
- No cuentan con certificación oficial.
- Se usan principalmente para información o consulta.
- No son válidas en procedimientos legales o administrativos formales.
Diferencias clave entre copias auténticas, autorizadas y simples
| Tipo de copia | Certificación oficial | Validez jurídica | Uso principal |
|---|---|---|---|
| Copia auténtica | Sí | Sí | Trámites legales y administrativos |
| Copia autorizada | Sí | Depende del trámite | Procedimientos específicos |
| Copia simple | No | No | Consulta o referencia |
¿Cuándo se necesita cada tipo de copia?
- Copias auténticas: Cuando se requiere un documento con la misma validez que el original, como en trámites notariales, judiciales o administrativos.
- Copias autorizadas: Cuando un trámite específico exige un documento validado por una autoridad, pero con ciertas restricciones de uso.
- Copias simples: Cuando se necesita un documento solo para consulta o referencia sin efectos legales.
Conclusión
Entender la diferencia entre copias auténticas, autorizadas y simples es clave para gestionar correctamente documentos en distintos trámites legales y administrativos.
Si necesitas una copia certificada para un procedimiento específico, es recomendable acudir a un notario o a la entidad que corresponda para garantizar su validez y evitar inconvenientes.
