El cambio de denominación social en la AEAT es un trámite obligatorio para cualquier empresa que modifique su nombre legal. La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) debe ser notificada para garantizar que la nueva denominación social quede reflejada en sus registros fiscales y administrativos, asegurando así la continuidad operativa y el cumplimiento de las obligaciones tributarias.
A continuación, explicamos detalladamente los pasos para realizar el cambio de denominación social en la AEAT, los documentos necesarios y su relación con el Registro Mercantil y otros organismos.
¿Qué es el cambio de denominación social?
El cambio de denominación social consiste en modificar el nombre legal de una empresa sin que ello afecte su personalidad jurídica, su número de identificación fiscal (NIF) ni sus obligaciones fiscales o contables. Este cambio suele realizarse por razones estratégicas, de imagen corporativa, fusiones o reestructuraciones empresariales.
Para que el cambio de denominación sea legal, es obligatorio inscribirlo en el Registro Mercantil y comunicarlo a la AEAT, asegurando que todos los documentos oficiales reflejen la nueva identidad de la empresa.
Pasos para realizar el cambio de denominación social en la AEAT
1. Aprobación del cambio por la Junta General de Socios
Antes de realizar el trámite ante la AEAT, la empresa debe celebrar una junta general extraordinaria para aprobar el cambio de nombre. El acuerdo debe constar en un acta firmada por los socios y reflejado en los estatutos sociales.
2. Obtención de la Certificación de Denominación Social
Para garantizar que el nuevo nombre de la empresa está disponible, es obligatorio solicitar una Certificación de Denominación Social en el Registro Mercantil Central. Este documento acredita que la nueva denominación no está registrada por otra empresa.
3. Firma de la Escritura Pública ante Notario
El cambio de denominación social debe formalizarse en una escritura pública ante notario. En esta escritura se incluyen los nuevos estatutos sociales y se acredita el acuerdo de la junta de socios.
4. Inscripción en el Registro Mercantil
Tras la firma ante notario, la escritura debe ser presentada en el Registro Mercantil Provincial para su inscripción. Este paso es obligatorio antes de proceder a la actualización en la AEAT y otros organismos.
5. Comunicación del cambio de denominación social a la AEAT
Una vez inscrita la nueva denominación en el Registro Mercantil, se debe notificar a la AEAT mediante la presentación del modelo 036. Esta actualización permite que la empresa continúe operando sin problemas fiscales y administrativos.
Los datos que se deben incluir en el modelo 036 son:
- Identificación de la empresa (NIF y datos actuales).
- Nueva denominación social registrada en el Registro Mercantil.
- Fecha de inscripción y modificación de los estatutos.
- Firma del representante legal de la empresa.
La presentación del modelo 036 puede realizarse de forma presencial en una oficina de la AEAT o de manera telemática a través de su sede electrónica.
6. Actualización en otros organismos y documentación interna
Además de la AEAT, es recomendable actualizar la nueva denominación social en los siguientes organismos y documentos:
- Seguridad Social: Modificación del nombre en el registro de empresas.
- Bancos: Actualización de cuentas bancarias y contratos financieros.
- Clientes y proveedores: Comunicación del nuevo nombre en facturas y documentos comerciales.
- Administraciones públicas: Actualización de datos en licencias y registros específicos.
Relación entre el cambio de denominación social en la AEAT y el Registro Mercantil
Antes de informar a la AEAT, es obligatorio inscribir el cambio de denominación en el Registro Mercantil. Sin esta inscripción, la Agencia Tributaria no podrá actualizar la información en sus bases de datos, lo que puede generar problemas en la emisión de facturas, declaraciones fiscales y otros trámites administrativos.
Si deseas conocer más detalles sobre el cambio de denominación social y cómo afecta a la empresa, consulta nuestro artículo sobre Cambio de Denominación Social.
Consecuencias de no actualizar la denominación social en la AEAT
No realizar el cambio de denominación social en la AEAT puede generar diversas complicaciones legales y operativas, como:
- Errores en la facturación: Si la empresa sigue emitiendo facturas con la antigua denominación, podrían surgir problemas en la deducción del IVA y otros impuestos.
- Dificultades en contratos y operaciones bancarias: Los bancos y proveedores pueden exigir que el nombre registrado coincida con el del Registro Mercantil y la AEAT.
- Sanciones por incumplimiento administrativo: No actualizar los datos en los organismos oficiales puede derivar en multas y sanciones administrativas.
Conclusión
El cambio de denominación social en la AEAT es un trámite esencial para que la nueva identidad de la empresa quede reflejada en toda su documentación fiscal. Es imprescindible seguir los pasos adecuados, desde la aprobación en la Junta de Socios hasta la inscripción en el Registro Mercantil y la comunicación a la Agencia Tributaria.
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